ubit it

Nowatorski system zarządzania archiwami dokumentów.

Możliwość definiowania złożonych archiwów, struktur dokumentów, indeksów wyszukiwania oraz procedur zasilania danymi pozwala na zastosowanie systemu do obsługi dowolnych dokumentów.

Rozwiązanie umożliwia składowanie dokumentów w postaci elektronicznej tj. skany dokumentów, dokumenty generowane przez system np. zestawienia rozliczeniowe, kupony oraz e-faktury jak również wyniki OCR dla dokumentów.

System pozwala jednocześnie na archiwizację wszelkiej korespondencji przychodzącej i wychodzącej, dokumentów wewnętrznych firmy tj. umowy, katalogi, zamówienia, faktury czy też wszelkiego rodzaju raporty czy ankiety.

Zaawansowane wyszukiwanie z wykorzystaniem mechanizmów wyszukiwania pełnotekstowego, zapewnia szybki dostęp do podglądu dokumentu, a także do informacji o lokalizacji oryginału, umożliwiając w razie potrzeby natychmiastowe odnalezienie i dostarczenie papierowej formy dokumentu.

Dostęp użytkowników do elektronicznej postaci dokumentu eliminuje konieczność posługiwania się oryginalnym, papierowym odpowiednikiem, dzięki czemu przestaje istnieć ryzyko jego zagubienia lub zniszczenia.

Rozbudowane mechanizmy zabezpieczeń umożliwiają precyzyjne zarządzanie dostępem zarówno do podglądu dokumentów, jak również do innych informacji z nim związanych.

• » Funkcjonalność.
• Podgląd dokumentu (skanu dokumentu)
• Definiowanie archiwów
• Definiowanie struktury dokumentów, indeksów wyszukiwania
• Definiowanie struktury lokalizacji
• Definiowalne struktury zasilania danymi z systemów skanowania
• Zaawansowane wyszukiwanie dokumentów, z funkcją wyszukiwania pełnotekstowego
• Bezpieczny, szyfrowany dostęp do systemu z dowolnego miejsca w Internecie
• Rozbudowany podsystem zabezpieczeń zapewniający kontrolę dostępu do archiwów i dokumentów

• » Korzyści z wdrożenia.
• Minimalizacja obrotu oryginałami dokumentów – wykluczenie ryzyka zagubienia lub zniszczenia dokumentu
• Centralna Kartoteka Dokumentów zawierająca wszelkie dokumenty związane z działalnością firmy
• Uproszczenie procedur obiegu dokumentów
• Natychmiastowy dostęp do podglądu dokumentu z dowolnego miejsca w sieci wewnętrznej lub zewnętrznej
• Optymalizacja procesów wykonywanych manualnie oraz redukcja ich kosztów

• » Outsourcing Archiwum Dokumentów.

Jest to rozwiązanie polegające na świadczeniu usług outsourcingu w zakresie kompleksowej obslugi archiwizowania dokumentów oraz ich przetwarzania do postaci elektronicznej (OCR) przy zachowaniu bezpiecznego i ciągłego dostępu do archiwum.

Alternatywą dla gotowych rozwiązań jest system dedykowany, który pokryje najbardziej istotne sfery działania firmy. Usprawnione procesy przyniosą realne korzyści – zwiększenie sprzedaży, pozyskanie nowych klientów, zmniejszenie ilości dokumentów papierowych i co za tym idzie kosztów działania firmy.

I to wszystko bez zaburzania funkcjonowania działów, które nie wymagają zmian oraz ryzyka, że zmiana wymagań pociągnie za sobą destabilizacje całej firmy. Na koniec warto wspomnieć, że w większości przypadków jest to rozwiązanie dużo bardziej ekonomiczne finansowo.